Zodra u weet met wie u zaken wilt of gaat doen zal er een gestructureerde aanpak nodig zijn. Dit is van belang voor u, zodat u weet wat er precies gebeurt, wat er van u verwacht wordt en in welke rol van het proces men zich bevindt. De structuur is ook van belang voor het betrokken bureau omdat een efficiente werkwijze zorgt voor duidelijkheid en een bewust gebruik van ingezette arbeid en specialismen. Helaas wordt niet zelden de aanpak en het proces in het geheel niet gecommuniceerd. Dat kan verschillende redenen hebben. Meestal is het een gebrek aan professionaliteit van het betrokken bureau. Zeker bij kleine bureaus ziet men dit veel; niet praten maar direct schermen maken en programmeren. Het hele proces is gebaseerd op wat de engelsen ‘try-and-error’ noemen; niet echt iets wat we voor ogen hadden.
Zodra een oplossing met de nodige serieusheid benaderd dient te worden is een heldere procesgang gewenst. Uiteraard zijn hier verschillende mogelijkheden voor en ik pretendeer geenszins dat de hier beschreven wijze de enige juiste manier is. De hier beschreven werkwijze is gebaseerd op praktijk en jarenlange ervaring. Met zekerheid kan ik zeggen dat de hier gepresenteerde procesgang een heel transparante is, waarbij zowel opdrachtgever als het betrokken bureau een helder inzicht heeft in de situatie en voortgang maar bovenal bewuste beslissingen kan nemen op het juiste moment.
In een kort overzicht doorloopt de ontwikkeling van een internetsite of –applicatie de volgende stappen;
Iedere fase is essentieel. Men kan soms een beetje schuiven maar niet te rigoreus. Iedere stap hangt namelijk met de voorgaande en de opvolgende samen. Wel kan men soms een voorschot nemen op een fase welke verder in het proces volgt. Een bekende stap is bijvoorbeeld om vroeg in het proces al te beginnen met de design studie. Dit kan om verschillende redenen geschieden, maar over het algemeen wordt het gedaan om de organisatie en de betrokken alvast een beeld te kunnen schetsen hoe de uiteindelijke oplossing er min of meer uit gaat zien. Als het gaat om het creeren van draagvlak is dat ook heel verklaarbaar; men identificeert zich eerder met een paar sprekende schetsen of schermvoorstellen dan met een lijvig rapport. Een beeld zegt nu eenmaal meer dan duizend woorden. Men moet zich echter altijd realiseren dat naarmate men verder in de definitie, structuur of prototype fase komt het intitiele design gemakkelijk onder druk komt te staan. Zeker als de uiteindelijke oplossing een zekere complexiteit kent. Dit voorbeeld illustreert dat men dus voorzichtig dient te zijn met het verschuiven van processtappen.
De eerste officiele stap op weg naar de realisatie, maar tegelijkertijd ook een zeer ontspannen onderdeel van het proces. Belangrijkste doel van de kick-off meeting is dat men elkaar leert kennen en informeert over alle relevante zaken. Aan tafel zitten minimaal de betrokkenen welke van belang zijn voor de eerste stappen; laten we zeggen de echte ‘trekkers’ van het project. De kick-off heeft vaak meer het karakter van een brainstorm sessie, waarbij beide partijen een beeld kunnen vormen over de verwachtingen, uitgangspunten, contactpersonen, vormen, kleuren, content, structuur etc. Er worden in principe geen besluiten genomen; het doel is enkel en alleen dat zowel opdrachtgever als het betrokken internetbureau elkaar zo volledig mogelijk informeren over het op stapel staande project. Relevante informatie en documentatie (zoals bijvoorbeeld de doelstellingen inventarisatie) worden uitgewisseld en van commentaar voorzien. Men kent elkaar nu en het wordt tijd om daadwerkelijk aan de slag te gaan en zaken te concretiseren.
Op basis van de project kick-off en beschikbare projectinformatie is nu het internetbureau aan zet. In een definitie document beschrijft men wat men heeft geleerd, wat men ziet als de verschillende onderelen van het project en wat men mag verwachten als het project feitelijk is afgerond. Het zal een dynamisch document worden, wat nauwgezet doorgenomen en besproken dient te worden. Het is eigenlijk de stap waarbij we van hersenspinsels en brainstormen concreet gaan worden. Hier dienen er echt besluiten genomen te worden en kan de verwachting van de opdrachtgever voor het eerst worden getoetst. Het gaat hier om de vertaalslag van input naar output: Wat hebben we, wat kunnen we ermee en wat gaan we er mee doen. Pas als dit alles helder is gemaakt kan er gestart worden met het structureren van de voorgestelde oplossing.
De uitgangspunten zijn besproken en duidelijk dankzij de definitie-fase. Nu begint de grote uitdaging voor de informatie architect om alle informatie stromen zodanig een plaats te geven binnen het geheel, dat er sprake is van structuur. Structuur staat ons toe om op een voorspelbare wijze de bezoekers aan de nieuwe website precies die informatie te tonen of die handelingen te laten verrichten als we aanvankelijk voor ogen hadden. Hierbij komt veel kijken, zeker als er met veel factoren rekening gehouden dient te worden of het gaat om complexe materie (ongeacht of dit om de hoeveelheid of diepgang van de materie gaat). Belangrijk bij het nadenken over structuur is bijvoorbeeld het gegeven of we de bezoeker kunnen blijven boeien, vasthouden. Dit is een punt waar bij veel websites te snel over heen wordt gestapt. Het gaat er niet alleen om dat de informatie (of mogelijkheid om iets te doen) er is. Het gaat vooral ook om de blijvende bereidheid van de bezoeker om hierin mee te gaan. We kennen allemaal de voorbeelden van websites waarbij we als bezoeker bijvoorbeeld door het gebruik van vakjargon in de navigatie al snel de weg kwijt zijn. Als opdrachtgever zal men dit niet snel in de gaten hebben omdat de website volledig aansluit bij de eigen belevingswereld. De bezoeker kan er echter niets mee en haakt in zo’n geval af of gaat op zoek naar een alternatief. Een goede structuur is dus essentieel voor het realiseren van een geslaagde website.
Daniël Kuijk
E daniel.kuijk@xicero.com
T 0251-655569
