Deel 5 - Website planning en de rolverdeling binnen het project

Share

Website planning en de rolverdeling binnen het project is het vijfde deel van het dossier 'een professionele website laten maken'.

Als je een website bouwer hebt gevonden die de nieuwe site van je bedrijf gaat maken is het belangrijk dat jullie samen een heldere planning hebben. Zonder een goede website planning kunnen er veel zaken verkeerd lopen. Een goede planning geeft houvast. Voor iedereen is duidelijk wat er gedaan moet worden. Op welk moment. Door wie.

De rol van de websitebouwer

Dat brengt ons ook meteen tot de rolverdeling. Bij de websitebouwer heb je vaak te maken met een verkoper/account manager. En een project manager. Soms is dat gecombineerd in 1 persoon. Verder werken er binnen het webbureau specialisten die ieder hun deel bijdragen. De vormgever, de programmeur, de marketing- en communicatie specialist en de tekstschrijver. In sommige gevallen huren ze voor deeltaken weer specialisten in.

Vanuit het perspectief van de webbouwer kennen we de volgende fases:

  1. verkoop: bureaupresentatie, specificaties opstellen, aanbieding maken, opdracht verwerven, afspraken maken;
  2. realisatie: planning afstemmen, structuur en navigatie vaststellen, design maken of aanpassen, website configureren in het beheersysteem, gebruikerskant programmeren, instructie website beheer, richtlijnen content opstellen, website inrichten, website testen;
  3. oplevering: live zetten website, website testen in de live omgeving;
  4. ondersteuning: monitoring website, rapportages website bezoek, onderhoud en doorontwikkeling/uitbreiding website, continue optimalisatie;
  5. aanvullende diensten: digitale nieuwsbrieven, online vindbaarheid verbeteren, online adverteren/bereik vergroten.

Tijdens dit proces is het voor de bouwer belangrijk dat hij continu met de klant in contact is en informeert over werkzaamheden, voortgang en eventuele meerwerkkosten. Je wilt achteraf geen gesteggel over zaken waarvan je tijdens de bouw niets hebt vernomen.

Het perspectief van de opdrachtgever

Vanuit de opdrachtgever is jouw perspectief:

  1. vaststellen dat er een -nieuwe- website moet komen;
  2. oriënteren op de mogelijkheden van websites;
  3. oriënteren op een mogelijke leverancier;
  4. vaststellen van de inhoud van de site en de technische eisen en wensen;
  5. beoordelen en goedkeuren van het design van de site;
  6. testen, beoordelen en goedkeuren van de technische functionaliteit;
  7. aanleveren van materiaal of zelf zorgen voor inhoud in het juiste format;
  8. zorgen dat er tijdens het proces continu grip op het project is (waar staan ze? leveren ze op wat ze hebben beloofd? en blijft het binnen budget?);
  9. aan het einde een goed werkende website hebben waar je erg blij mee bent.

Als je een klein bedrijf hebt, is de kans groot dat jij dit allemaal zelf doet. Bij grotere bedrijven of organisaties wordt er vanuit een afdeling (communicatie, marketing of in een enkel geval IT) een projectteam aangestuurd. In dat team worden zoveel mogelijk medewerkers betrokken die te maken hebben met de site. Communicatie, productontwikkeling, marketing en IT bijvoorbeeld.

Verwachtingen afstemmen en elkaar continu informeren

De -grootste- problemen die ontstaan tijdens het bouwen van een website hebben meestal te maken met het niet goed afstemmen van elkaars verwachtingen. Natuurlijk kan het een keer voorkomen dat je je niet kunt vinden in het ontwerp. En na verloop van tijd het vertrouwen verliest in de designer. Of dat je je steeds meer gaat ergeren aan niet nagekomen afspraken en extra kosten. Maar over het algemeen zijn de meeste discussiepunten te voorkomen door vooraf duidelijke afspraken te maken.

  • afspraken over de werkwijze om te komen tot een nieuwe site;
  • afspraken over aan te leveren materialen;
  • afspraken over de planning en oplevertermijn;
  • afspraken over de prijs, over meerwerk en over maandelijkse kosten;
  • afspraken over de werking van de nieuwe site;
  • afspraken over het inrichten van de site;
  • afspraken over onderhoud, service en garantie.

Zorg ervoor dat je bij zowel jouw bedrijf als bij de opdrachtgever te maken hebt met 1 duidelijk aanspreekpunt. En laat deze personen op regelmatige basis overleggen en elkaar bijpraten.

Soms is dat met een enkel belletje geregeld. In andere gevallen is een 1-op-1 bespreking nodig om duidelijk te maken hoe bepaalde zaken gaan werken of ingevuld moeten worden. Neem niet aan dat iedereen weet hoe jij denkt en zaken beoordeelt en inschat.

We zijn tenslotte allemaal anders.

Bovendien zijn de contactmomenten leuk en leerzaam.

Nu er duidelijk afspraken zijn gemaakt en iedereen weet wat hij of zij kan verwachten kan er gestart worden. We beginnen met de structuur, inhoud en werking van de website. Voordat de vormgever aan de slag kan, moet duidelijk zijn welke informatie er op de nieuwe site komt en hoe deze voor gebruikers het meest makkelijk te vinden en raadplegen is.

Deze pagina is onderdeel van de serie een professionele website laten maken voor mijn bedrijf. Het overzicht van onderwerpen die hiermee te maken hebben kun je vinden in de inleiding van deze serie.

Als je voor je werk betrokken bent bij het maken -of laten maken- van websites kan deze serie je nieuwe inzichten verschaffen. We hebben bovendien een overzicht van handige website tools die je kunt gebruiken om je werk nog makkelijker of beter te maken.

Het bureau voor nuchtere Hollanders

Opgericht in 1994, heeft het team de expertise en ervaring van traditionele waarden in een nieuw tijdperk. Een combinatie van marketing, tech, content en strategie maken ons een echte partner van merken en bedrijven met ambitie.

Werken aan uw merk en uitstraling. Online of social media. Tekst, video of grafisch? Onze diensten brengen uw inspanningen in lijn met uw doelstellingen. Dat doen we op z'n Noord-Hollands: nuchter, praktisch en samen. Met een grote drang naar resultaat en rendement. Want dat is van alle tijden.